5. Concepto de Relaciones en Access
Las relaciones en una base de Datos son muy importantes ya que de ellas depende el éxito de la consultas, estas relaciones por lo general deben darse en varios aspectos en Access como son:
Integridad referencial: Conjunto de reglas que utilizan la mayoría SGBD Relaciones como en este caso Access para asegurarse que los registros de la tablas relacionadas son validos y no cambien o se borren los datos de manera accidental produciendo un error de integridad.
Actualizar en cascada los datos relacionados: Significa que si cambio un dato en un campo llave primaria, me va a cambiar de manera automática en los campos llaves foráneas.
Eliminar en cascada los datos relacionados: Significa que si elimino un dato en un campo llave primaria, me va a cambiar de manera automática en los campos llaves foráneas.
Para establecer las relaciones en Access hay que tener claro lo siguiente: ilustrare con un ejemplo:
Tenemos 2 tablas la tabla Artículos cuya llave primaria es Cod_Articulo.y la Tabla pedidos.
En donde la relación se va a establecer en el campo en común que es Cod_articulo.
Para que ello se de es muy importante aclarar que estos campos deben tener las mismas características en el diseño es decir que ambos deben tener el mismo tipo de dato y las mismas propiedades, Sin importar el nombre del campo, se recomienda usar el mismo nombre en este caso Cod_articulo.
En síntesis una relación entre tablas se da a través del campos en común que tiene las mismas características y tipos de datos, el campo de la tabla origen es la llave primaria o primary key (en el ejemplo tabla artículos) y el campo en la tabla destino se denomina llave foranea o foreign key (en este caso tabla pedidos).
5.1 Crear la relaciones en Access
Para crear la relaciones en Access, tenemos:
- En la pestaña Herramientas de la base de datos, la opción relaciones
- Si tenemos la Tabla en Vista de Hoja de Datos, pestaña Tablas, opción relaciones.
- Si tenemos la Tabla en Vista de Diseño, pestaña diseño, opción relaciones
Una vez damos clic en relaciones nos va a solicitar mostrar las tablas, quiere decir establecer las tablas sobre las cuales se van a generar relaciones, la seleccionamos una a una y le damos agregar en la medida que hacemos la operación se van incluyendo, cuando finalmente terminamos damos cerrar.
En este ejemplo se van a trabajar 4 tablas que son:
Clientes, Pedido, Zonas y Artículos, los cuales denotan sus llaves primarias
Posteriormente lo que se va a establecer son las relaciones para ello seleccionamos la Llave primaria de la tabla origen y la arrastramos con el mouse hasta el campo en común en la tabla destino que llamaremos llave foránea y soltamos el clic.
Se abre un mensaje en donde nos dice
Tabla o consulta: que es la origen con su campo y
Tabla o consulta referenciada que la destino, en la parte inferior nos dan 3 opciones que explique al comienzo, que son :
Exigir integridad referencial, Actualizar en cascada datos relacionados y eliminar en cascada datos relacionados. las seleccionamos y Crear.
Cuando la creamos nos debe quedar una linea resaltada en negro entre el campo llave primaria tabla origen con el numero 1 y el campo llave foránea tabla destino con el símbolo de infinito, esto quiere decir que hay una relación uno a muchos.
Por ejemplo:
Un cliente puede tener muchos pedidos.
Un articulo puede tener muchos pedidos.
Una zona puede tener muchos clientes.
En la parte superior tenemos un menú con el cual podemos:
Modificar las relaciones: Cambiar las relaciones.
Borrar el diseño: Borrar las Relaciones.
Informe de relación: Archivo tipo informe para imprimir la relaciones
Mostrar la tabla: Abre nuevamente el cuadro para incluir mas tablas
Ocultar la tabla: Permite ocultar una tabla.
Mostrar relaciones directas: Permite ver la relaciones de una tabla oculta
Mostrar todas las relaciones: Indica las relaciones actuales en el diseño.
Se abre un mensaje en donde nos dice
Tabla o consulta: que es la origen con su campo y
Tabla o consulta referenciada que la destino, en la parte inferior nos dan 3 opciones que explique al comienzo, que son :
Exigir integridad referencial, Actualizar en cascada datos relacionados y eliminar en cascada datos relacionados. las seleccionamos y Crear.
Cuando la creamos nos debe quedar una linea resaltada en negro entre el campo llave primaria tabla origen con el numero 1 y el campo llave foránea tabla destino con el símbolo de infinito, esto quiere decir que hay una relación uno a muchos.
Por ejemplo:
Un cliente puede tener muchos pedidos.
Un articulo puede tener muchos pedidos.
Una zona puede tener muchos clientes.
En la parte superior tenemos un menú con el cual podemos:
Modificar las relaciones: Cambiar las relaciones.
Borrar el diseño: Borrar las Relaciones.
Informe de relación: Archivo tipo informe para imprimir la relaciones
Mostrar la tabla: Abre nuevamente el cuadro para incluir mas tablas
Ocultar la tabla: Permite ocultar una tabla.
Mostrar relaciones directas: Permite ver la relaciones de una tabla oculta
Mostrar todas las relaciones: Indica las relaciones actuales en el diseño.
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