8. Informes en Access

8. Informes

Un informe es un objeto de Access que permite presentar los datos de una tabla o de las consulta a nivel general o en resumidos. Los informes se generan para que sean impresos, para convertirlos en PDF o XLS u otros formatos, por lo cual a diferencia de los formularios no permiten modificaciones.

Para la crear informes tenemos opciones similares a las de formulario:

Crear Informe.
Diseño de Informe
Informe en blanco
Asistente para Informe

La vista de Presentación: es una vista preliminar del formulario de como va a quedar finalmente, con la ventaja que podemos ver la información y personalizarlo viendo los cambios de manera gráfica inmediata.

La vista de diseño: es la vista de creación del formulario, en esta vista no se ven los datos, pero sí el diseño de la variables cuando trabajamos con botones de control.

En la creación de un informe se activan la pestaña Herramientas de presentación de informe y en ella encontramos Diseño, Organizar, Formato, Configurar página.

Diseño: Se puede personalizar todo que son temas, controles de funciones, encabezados, pie de pagina.

Organizar: Se puede personalizar todo que son la disposición de filas y columnas. Es organizar como va a quedar distribuidos los datos en el informe.

Formato: Son la características que va a tener los campos en formulario como son la fuentes, imagen de fondo, justificaciones, etc.

Configurar página: Como una de las características del Informe son las impresiones, en este menú se pueden determinar tamaño, margenes, orientación, configuración de impresión.

8.1 Crear Informe

Esta opción consiste en crear automáticamente un informe que contiene todos los datos de una tabla o una consulta que previamente se ha seleccionado.

Ingresar a la opción crear y seleccionar Formulario.

Nos va aparecer un informe el cual esta activo en vista de presentación, en donde están activos las funciones de los controles, igual que en la creación de formularios, estos permiten realizar funciones en el Informe, Logotipo, Titulo, Fecha.

Si se quiere modificar el diseño, se puede realizar desde Vista de presentación o Vista de Diseño, en donde nos va da la opción de realizar una personalización, como es incluir un logotipo que puede ser una imagen pre diseñada, el Titulo, Fecha y hora la cual es asignada por el sistema, se pueden agregar mas campos, etc.

En esta caso si queremos modificar el diseño, la vista que se tiene es de presentación, si queremos ampliar los campos, seleccionamos el campo y los ampliamos, podemos ingresar a la opción formato y establecemos el tema para los campo y los tonos de colores que se desean, e inmediatamente vemos el efecto. Para guardar clic derecho en la pestaña seleccionar guardar, asignamos un nombre.

Vídeo de Creación de Informe por Informe

8.2 Diseño de informe

Esta opción permite crear un informe desde el diseño. Para ingresar a esta opción, clic en crear, seleccionar en formularios la opción diseño de informe, en esta opción vamos a encontrar el lienzo en blanco y con una cuadricula, en donde debemos empezar a diseñarlo.

En la Parte superior derecha se encuentra la Agregar campos existentes, aquí seleccionamos las tablas y los campos que van a intervenir en el formulario, una vez que determinamos que campos se van a utilizar, los arrastramos o movemos hasta el lienzo, en donde se distribuye el titulo de campo en cabezado de pagina, y Dato de campo en detalle decir la información almacenada ya sea en la tabla o en la consulta

Igual que en Crear Formulario, se pueden incluir botones de control, Titulo, fecha y demás personalización. Se guarda con clic derecho cobre la pestaña del formulario.

En la imagen se ilustra la partes en la cuales esta formado el formulario.
Encabezado de Informe: Aquí se establece, lo que es el titulo de informe, fecha y hora; se puede personalizar en diferentes tonos de color y letra a través de la opción Formato del menú herramientas de diseño.
Encabezado de Pagina: Aquí se debe colocar los títulos de la columnas, cuando se selecciona un dato de la lista de campos al informe se forman 2 cuadros, el campo con letra mayúscula es el titulo, osea el que va en encabezado y el campo que va minúscula que nombre de la tabla va en el detalle.
Detalle: Es donde va la información almacenadas en la tablas, campo en minúscula si lo seleccionan de la lista de campos o lo pueden también seleccionar a través de los controles

Vídeo de Creación de Informe por Diseño de Informe

8.3 Creación por Asistente de Informes

Esta opción permite crear un informe a con ayuda del asistente, el cual lo guía a través del proceso; para ello se ingresa a la opción crear, seleccionar el asistente de informes. En esta parte seleccionamos las tablas y los campos que se van a utilizar en el informes, para ello pásalos los campos al área seleccionada. Si todo esta correcto le oprime la opción siguiente.

Cuando se insertan 2 tablas, implica que se van a crear grupos de informes, en esta parte se visualizan como se van a presentar estos campos en el diseño.
En la parte izquierda se tiene los campos y permite seleccionar el agrupamiento para ello se selecciona el campo y clic en Opciones de agrupamiento, una vez que se realiza este paso continuemos con siguiente

En esta parte se presenta como va quedar el diseño, si se quieren los datos, seleccionar el tipo de distribución y la orientación del informe. Si es correcto siguiente o atrás para nuevamente determinar o corregir el diseño.

En este recuadro se debe dar el nombre Informe; esta es la parte final en donde se tiene la opción de Abrir el informe en la Vista de formulario que es la del usuario final para impresión o guardar en algún tipo de formato o se tiene la opción de vista de diseño para personalizar controles, temas, colores, títulos fecha y hora.

Informe en Vista de Informe, con un diseño preestablecido

Informe Final, estableciendo Diseño

Vídeo de Creación de Informe por Asistente

8.4 Creación de Informe en blanco

Esta opción permite crear un informe sin contenido desde la vista de presentación, en donde encontramos la lista de las tablas, seleccionamos los campos y simplemente arrástralos al lienzo se va creando el informe, permite adicionar los controles, Títulos, Fecha y hora, personalizar con colores sin ingresar a la vista de diseño.

En esta opción permite Asignar Colores, Temas, fuentes desde Herramientas de presentación informe, se establecen Titulo del informe, Fecha de realización, pie de pagina, permite establecer funciones de control, como calcular las operaciones entre varios campos.

Para ello se selecciona el campo control de datos, clic derecho, seleccionar propiedades.
una vez en propiedades se tiene 4 opciones:
El Formato: se selecciona el tipo de formato que va a tener el campo, por ejemplo Numero, moneda fecha, decimales.

Datos: en esta opción se determina el origen de los datos, estos pueden ser desde un campo de una tabla o calculado, para entrar en esta opcion seleccionamos los tres puntos seguidos y en el origen se describe la función: por ejemplo: Se quiere calcular el Subtotal, el cual resulta de la cantidad de unidades por el valor de venta, este campo seria Subtotal =[Unidades]*[Valor de Venta] y aceptar.

Finalmente una vez personalizado se da clic derecho se asigna el nombre y enter. y Vista de Informe